OFFRE D’EMPLOI | Adjointe administrative : 2ème affichage !

La Fédération des maisons d’hébergement pour femmes (FMHF) est à la recherche d’une adjointe administrative.

Sous la supervision de la directrice générale, la titulaire du poste sera chargée du support administratif et logistique pour l’équipe de la FMHF et ses maisons membres, principalement en matière de comptabilité, de secrétariat et d’activités administratives diverses.

RESPONSABILITÉS

Secrétariat et support administratif

  • Dépouiller et distribuer le courrier ;
  • Effectuer la mise en page de différents documents ;
  • Mettre à jour des banques de données, compiler diverses statistiques et archiver des dossiers ;
  • Voir au paiement annuel des cotisations des maisons membres ;
  • Préparer des envois postaux ;
  • Gérer les donations et envois des reçus d’impôt ;
  • Commander les fournitures de bureau et matériel de sensibilisation ;
  • Classer les documents et les dossiers ;
  • Assurer au besoin, la réception des appels et transmettre des renseignements généraux ;
  • Accueillir les visiteurs ;
  • En collaboration avec la coordonnatrice liaison et formation, effectuer la compilation des statistiques annuelles des maisons membres afin de brosser le portrait au plan national

Comptabilité

  • Établir, tenir à jour et faire la balance des comptes en utilisant le système de tenue de livres informatisé (Simple Comptable) ;
  • Reporter les écritures au journal et concilier les comptes, préparer la balance de vérification des comptes, tenir le grand livre général et informer la directrice de toutes anomalies ;
  • Préparer et programmer les paiements (chèques ou virements bancaires) pour les payes, le remboursement de dépenses, les charges fiscales gouvernementales, les cotisations à la CNESST, les taxes TPS-TVQ et autres factures, en respectant les dates de tombées ;
  • Imputer mensuellement à tous les projets, les frais de gestion et les charges liées à la poste, aux interurbains, aux photocopies, etc. ;
  • En collaboration avec les coordonnatrices responsables des projets, assurer le suivi financier des différents projets et participer à la reddition de compte (rapports financiers).
  • Préparer mensuellement les états des dépenses et résultats de la FMHF et de chaque projet ;
  • Préparer les T-4 et Relevés 1 ;
  • Préparer les documents requis pour les vérificateurs externes ;
  • Collaborer avec la directrice à la préparation du budget annuel et aux prévisions budgétaires ;
  • Aider l’équipe de travail à la préparation des demandes de financement ;
  • Préparer les déclarations gouvernementales et autres déclarations ;

Autres tâches

  • En collaboration avec la coordonnatrice communication et relation de presse, fournir le support logistique nécessaire à l’organisation des rencontres des maisons membres, des assemblées générales et spéciales et de toutes autres activités et évènements spéciaux ;
  • Rédiger des comptes rendus de rencontres ;
  • Participer sur demande, à certaines réunions du mouvement communautaire et/ ou du mouvement des femmes ;
  • Effectuer toute autre tâche concourant au bon fonctionnement de la FMHF ;
  • Accomplir toute autre tâche demandée par la direction ou exigée par ses fonctions.

PROFIL DE COMPÉTENCES

  • DEC en secrétariat/bureautique (maîtrise des logiciels Word, Excel, Simple Comptable, Power Point et Outlook)  ;
  • Expérience pertinente de 3 ans (secrétariat et comptabilité) ;
  • Bonne connaissance du mouvement des femmes, un atout ;
  • Expérience de travail en milieu communautaire, un atout ;
  • Excellent français écrit ;
  • Compréhension de l’anglais écrit ;
  • Service à la clientèle ;
  • Excellent sens de l’organisation, flexibilité, autonomie ;
  • Facilité à travailler en équipe.

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Poste permanent/ 35h par semaine ;
  • Poste dans les locaux de la FMHF si la situation sanitaire le permet(Montréal) ;
  • Salaire à l’entrée : 23,50$/ heure + avantages sociaux ;

Merci de faire parvenir votre cv et lettre de motivation à Mylène Bigaouette (mbigaouette@fede.qc.ca) au plus tard le lundi 10 mai

Entrevues dans la semaine du 17 mai. Entrée en fonction à la fin-mai.

Nous remercions toutes celles qui soumettront leur candidature. Seules les candidates retenues pour un entretien seront contactées.

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